Cuộc sống hiện đại ngày nay, con người đang chìm ngập trong hàng đống công việc và không có đủ thời gian để dành cho bản thân và gia đình. Nếu không có kỹ năng quản lý công việc hiệu quả, bạn khó có thể hoàn thành công việc đúng hạn và chẳng thể nào dành thời gian để nghỉ ngơi. Vậy, phải làm sao để sắp xếp, quản lý công việc một cách tốt nhất? Cùng tìm kiếm câu trả lời ở bài viết dưới đây.

I. Kỹ năng quản lý công việc là gì?

Kỹ năng quản lý công việc là kỹ năng cá nhân sử dụng để tổ chức, sắp xếp và thực hiện các công việc một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Quản lý công việc là kỹ năng mà bất cứ nhân viên nào cũng cần trang bị để có được hiệu suất công việc tốt nhất.

Cùng một lượng công việc được giao, nếu không biết cách sắp xếp hợp lý, nhân viên khó có thể hoàn thành công việc đúng thời hạn và có thời gian nghỉ ngơi. Ngược lại, người có kỹ năng quản lý tốt sẽ biết cách sắp xếp để hoàn thành công việc hiệu quả để dành thời gian cho các công việc, hoạt động khác.

Kỹ năng quản lý công việc là gì?

II. Các kỹ năng quản lý công việc hiệu quả

1. Lên kế hoạch 

Cách thức quản lý công việc hiệu quả tiếp theo là lên thời gian biểu phù hợp. Việc tận dụng khoảng thời gian nghỉ ngơi vào ngày cuối tuần để sắp xếp nhiệm vụ cũng như deadline cho các kế hoạch trong tuần kế tiếp sẽ thúc đẩy bạn có thêm động lực để thực hiện.

Từng nhiệm vụ cần được sắp xếp và gắn với thời gian cần thực hiện và hoàn thành sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi, ghi nhớ, thực hiện hiệu quả hơn. Điều này cũng tạo nên một thói quen tốt để nhắc nhở bản thân phải cố gắng tuân thủ với những kế hoạch đã đặt ra đấy!

Đối với đội nhóm, bạn nên sử dụng phần mềm xếp lịch làm việc theo ca để lên kế hoạch và thực hiện cách chia ca làm việc phù hợp.

Lên kế hoạch

2. Xây dựng giới hạn thời gian cho từng công việc

Có bao giờ các bạn tự đặt ra câu hỏi rằng, cùng với từng đó thời gian làm việc trong một ngày (24 tiếng) mà có người hoàn thành công việc, có người thì lại bị thiếu thời gian hay không? Đây chính là sự khác biệt giữa những người biết lên kế hoạch công việc và đặt giới hạn thời gian cho chúng và những người còn lại thì không.

Khi đã đặt thời gian cho một công việc cụ thể, chúng ta sẽ luôn phải nỗ lực và tập trung để có thể hoàn thành công việc đó trong giới hạn thời gian đặt ra. Điều này giúp hạn chế tình trạng trì hoãn, lề mề và tạo động lực giúp thúc đẩy năng suất công việc tối ưu.

3. Kỹ năng nhắc nhở công việc

Việc phải thực hiện nhiều công việc trong cùng một khoảng thời gian có thể khiến đôi lúc bạn bị quên đi nhiệm vụ quan trọng đang cần làm. Vì vậy, mặc dù đã có kế hoạch công việc cụ thể, bạn vẫn nên có hệ thống nhắc nhở.

Nếu là cấp quản lý, bạn có thể nhắc nhở các nhân viên về nhiệm vụ được giao. Nếu làm việc nhóm, bạn có thể nhắc nhở các đồng nghiệp cùng nhóm. Đối với công việc của bạn, bạn có thể tự tạo các loại giấy ghi chú, lời nhắc trên điện thoại hoặc sổ ghi chú, các ứng dụng ghi chú trên word hoặc excel,...

4. Kỹ năng đánh giá công việc

Đánh giá kết quả công việc theo từng giai đoạn thời gian sẽ giúp bạn biết được những việc gì đã làm, việc gì chưa làm và kết quả hoàn thành có đạt yêu cầu hay không. Điều này giúp cho bạn rút ra những kinh nghiệm quý giá sau mỗi giai đoạn của công việc, góp phần giúp củng cố, điều chỉnh kế hoạch, phương hướng thực hiện công việc. Đồng thời giúp bạn đưa ra những đánh giá chính xác nhất cho cả bản thân và nhóm.

5. Nghỉ ngơi và thư giãn hợp lý

Khi công việc chất đống lên mình, sẽ làm sức khỏe của bạn bị giảm sút ảnh hưởng nhiều đến công việc. Đừng để đầu óc của bạn quá căng thẳng, rất dễ dẫn đến trầm cảm và các bệnh tim mạch khác ảnh hưởng đến công việc cũng như sức khoẻ của bạn sau này. Bạn nên có sự sắp xếp thời gian nghỉ ngơi và thư giãn hợp lý.

Có thể thấy, để quản lý công việc một cách hiệu quả đòi hỏi chúng ta không những phải có kế hoạch công việc cụ thể, đặt mục tiêu chi tiết, giới hạn thời gian cho từng việc mà còn cần phân bổ thời gian nghỉ ngơi hợp lý. Hy vọng nội dung thông tin bên trên đã giúp bạn đọc hiểu biết hơn về các kỹ năng quản lý công việc tối ưu hiện nay đồng thời có thể lựa chọn cho mình phương án phù hợp để cải thiện hiệu quả làm việc.