Rao Vặt: dịch vụ - du lịch - giải trí - dịch vụ cho thuê
Chủ Đề Liên Quan :Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín từ A - Z
-
Tổ chức sự kiện là hoạt động quan trọng của doanh nghiệp diễn ra thường xuyên. Nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách tổ chức một sự kiện thành công, chỉn chu. Hãy để COI event, dịch vụ tổ chức sự kiện tại tphcm giúp các bạn thực hiện điều đó. Cùng chúng tôi tìm hiểu một số thông tin tổ chức sự kiện chuyên nghiệp bên dưới.
Các loại hình sự kiện phổ biến
Sự kiện của doanh nghiệp, công ty
Một trong những sự kiện phổ biến nhất chính là sự kiện của doanh nghiệp, công ty. Nhìn chung đặc điểm của những sự kiện này sẽ mang phong thái nghiêm túc. Người tham dự có thể là giới doanh nhân, đối tác, khách hàng hoặc nhân viên trong công ty. Một số sự kiện phổ biến của doanh nghiệp, công ty có thể kể đến như:- Business events: Những sự kiện liên quan đến công việc kinh doanh.
- Corporate events: Những sự kiện thường là với nội bộ doanh nghiệp, đối tác và khách hàng như các ngày kỷ niệm thành lập, hội thảo, hội nghị
- Trade fairs: Tổ chức hội chợ thương mại của các doanh nghiệp, tổ chức
- Meetings: Những buổi họp hành, giao lưu, hội thảo, …
- Workshops: Bán hàng
- Conferences: Những buổi Hội thảo
- Conventions: Những buổi Hội nghị
Tổ chức sự kiện giao lưu giữa các doanh nghiệp
- Marketing events: Sự kiện marketing của doanh nghiệp.
- Promotional events: Các sự kiện kết hợp bán hàng, khuyến mãi và nhằm mục đích thương mại
- Brand and product launches: Sự kiện giới thiệu thương hiệu, ra mắt sản phẩm…
Sự kiện phi lợi nhuận
Các sự kiện phi lợi nhuận thường được tổ chức ra nhằm mục đích từ thiện, kêu gọi quyên góp, ủng hộ cho một mục đích chung nào đó. Ngoài ra, các sự kiện giúp ích cho cộng đồng mà không nhằm mục đích lợi nhuận đều được gọi là sự kiện phi lợi nhuận. Một số sự kiện phi lợi nhuận thường thấy:- Fundraising events: Những sự kiện được tổ chức nhằm mục đích gây quỹ
- Exhibitions: Những sự kiện triển lãm
- Government event: Những sự kiện của cơ quan nhà nước, chính phủ, trung ương Đảng. Thường thì là các hội nghị, hội thảo.
- Seminars: Những hội thảo học thuật bàn luận về một chủ đề, chuyên đề.
- Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội
Sự kiện mang tính chất giao lưu, giải trí
Những sự kiện mang tính chất giao lưu giải trí thường thu hút được đại đa số người tham gia nhờ tính giải trí của chúng. Nhiều sự kiện mang tính chất giao lưu, giải trí chúng ta thường thấy có thể kể đến như:- Entertainment events: Những sự kiện được tổ chức nhằm mục đích giải trí
- Concerts: Những đêm hòa nhạc, buổi biểu diễn trực tiếp
- Festive events: Lễ hội thường niên, liên hoan được tổ chức hằng năm
- Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao
Sự kiện gia đình, câu lạc bộ, hội nhóm
Với các sự kiện gia đình, câu lạc bộ, hội nhóm thường sẽ có quy mô nhỏ hơn. Tuy nhiên, tính chất và quy trình tổ chức cũng tương tự như các sự kiện lớn của doanh nghiệp. Điểm khác biệt nhất có thể nằm ở chỗ sự kiện của gia đình, hội nhóm không cần tuân theo quy củ quá nghiêm ngặt và thoải mái hơn.
Một số sự kiện câu lạc bộ, hội nhóm, gia đình phổ biến có thể kể đến như:
- Tiệc sinh nhật, thôi nôi
- Tiệc Halloween
- Tổng kết cuối năm
- Lễ giáng sinh
- Sự kiện đón năm mới
- Lễ kỷ niệm
Quy trình tổ chức sự kiện từ A đến Z
Mặc dù có quy mô khác nhau, cũng như phong cách và quy định khác nhau, song các sự kiện đều có chung một quy trình thực hiện. Tùy vào nhiều yếu tố như ngân sách, mục tiêu mà các tổ chức, đội ngũ xây dựng chương trình có thể thêm bớt hoặc cắt giảm các giai đoạn sao cho phù hợp.1. Xác định mục tiêu tổ chức của sự kiện
Mục tiêu của chương trình là một trong những yếu tố tiên quyết xác định sự kiện của bạn có thành công hay không. Từ mục tiêu sự kiện, bạn cũng dễ dàng thiết lập được từng bước trong kế hoạch tổ chức, từ đó tạo ra những kế hoạch kỹ càng và chi tiết. Sự kiện cũng nhờ đó mà được đảm bảo và hạn chế nhiều rủi ro hơn.
2. Thành lập ban đội ngũ tổ chức
Đội ngũ nhân sự quản lý và tổ chức sự kiện chính là con chim đầu đàn hướng dẫn tổ chức đi đúng hướng. Đội ngũ tổ chức sự kiện cũng là những người lên kế hoạch chi tiết, cũng như điều phối chương trình, quản lý đội ngũ để tổ chức sự kiện thành công. Nếu tổ chức của bạn có cá nhân năng động, có thể quản lý vai trò này, hãy giao cho họ việc quản lý chương trình. Ngược lại, bạn có thể chọn thuê các dịch vụ tổ chức sự kiện, với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức chương trình, chắc chắn họ có thể mang đến cho bạn những sự kiện thành công tốt đẹp.
3. Lựa chọn concept, chủ đề của sự kiện
Sau khi đã có mục tiêu rõ ràng, việc tiếp theo bạn cần làm đó chính là lực chọn concept, chủ đề cũng như phong cách cụ thể của sự kiện. Công đoạn này cũng giúp bạn xác định được phong cách trang trí, dresscode cũng như màu sắc chủ đạo của sự kiện.
4. Lên kế hoạch tổng thể cho sự kiện
Tiếp đó, bạn cần lên kế hoạch sơ bộ cho tổng thể sự kiện. Từ những bước sơ bộ này, bạn có thể thiết lập các chi tiết một cách cụ thể hơn. Nhờ đó, bạn cũng dễ dàng sắp xếp và ưu tiên những công việc cần làm trước, những việc nào có thể làm sau.Ngoài ra, khi lên kế hoạch tổng thể cho sự kiện, bạn cần điểm qua những vấn đề sau:
- Xác định đối tượng khách mời của sự kiện.
- Quy mô của chương trình.
- Làm thế nào để tiếp cận đối tượng khách mời?
- Thời gian tổ chức?
- Sự kiện được tổ chức ở đâu: Khán phòng, Bãi biển hay Sân vườn,..
- Số lượng khách mời tham dự khoảng bao nhiêu?
- Tổng chi phí được cấp cho cả sự kiện.
5. Hoạch định ngân sách tổ chức
Thông thường, các tổ chức sẽ cấp một khoảng ngân sách cho đội ngũ mỗi khi tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, nếu bạn định tổ chức quá nhiều hoạt động trong sự kiện, khoảng ngân sách có thể không đủ để chi trả. Vì vậy, bạn cần cân nhắc các chi phí tổ chức sao cho hợp lý nhất. Ngoài ra, hãy luôn chú ý đề dành một khoản cho ngân sách dự phòng, nó có thể giúp bạn nhanh chóng xoay sở mỗi khi có trường hợp không mong muốn xảy ra. Tùy vào sự kiện mà khoảng dự phòng có khoảng có thể chênh lệch nhau. Tuy nhiên, thông thường khoản dự phòng sẽ vào khoảng 5 đến 10% tổng ngân sách của cả chương trình.
6. Xác định xem sự kiện có cần xin tài trợ hay không
Với các sự kiện lớn, đặc biệt là sự kiện phi lợi nhuận, từ thiện, hoạt động cộng đồng, việc xin tài trợ có lẽ là việc không thể thiếu. Việc các nhà tài trợ đầu tư được nhắc đến trong sự kiện không chỉ giúp ban tổ chức có chi phí vận hành sự kiện mà còn giúp những các doanh nghiệp quảng bá thương hiệu. Điều này là có lợi cho cả hai bên.
Lên kế hoạch xin tài trợ nếu cần
Tuy nhiên, để xin tài trợ thành công, bạn không nên quá vồ vập lao ngay vào việc gửi email, gọi điện dồn dập. Hãy xây dựng một bản kế hoạch tổ chức một cách cụ thể và giải quyết các câu hỏi như:
- Đối tác tài trợ cho bạn là những ai?
- Bạn biết gì về họ?
- Hình ảnh, phong cách của sự kiện có phù hợp với hình ảnh mà nhà tài trợ hướng đến không?
- Lợi ích chính khi họ tài trợ cho sự kiện của bạn là gì?
7. Chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp
Lựa chọn địa điểm có thể nói là một trong những điều quan trọng nhất để tổ chức sự kiện. Tùy vào từng nhu cầu và concept sự kiện mà bạn có thể lựa chọn các địa điểm sao cho phù hợp. Bạn có thể chọn tổ chức sự kiện ở bãi biển, sân vườn hoặc trong nhà hàng sang trọng. Lưu ý nho nhỏ là trước khi bạn quyết định lựa chọn địa điểm tổ chức, hãy đến tận nơi để khảo sát địa điểm đó xem có phù hợp không.
8. Lựa chọn dịch vụ và outsource
Đối với những sự kiện lớn hoặc ban tổ chức chưa có nhiều kinh nghiệm, bạn có thể thuê các dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài để hạn chế rủi ro. Hãy chọn những dịch vụ tổ chức sự kiện có nhiều kinh nghiệm trong loại hình sự kiện mà bạn dự kiến tổ chức. Ngược lại, nếu sự kiện của bạn có quy mô vừa phải, và bạn dự tính sẽ tự lên kế hoạch tổ chức, hãy tham khảo các mục mà COI event gợi ý dưới đây để xây dựng một chương trình thành công nhé!9. Làm việc người dẫn chương trình, MC
Dù là sự kiện lớn hay nhỏ thì việc có một người điều phối chương trình hay MC là một việc cực kỳ cần thiết. Đối với những sự kiện nhỏ và trung bình mà trong đội ngũ tổ chức không có sẵn MC thì bạn có thể đăng tuyển trên các cộng đồng và hội nhóm người dẫn chương trình để tìm kiếm họ. Sau khi đã liên hệ, bạn cần một hoặc nhiều buổi gặp mặt trao đổi trực tiếp để họ hiểu rõ về sự kiện cũng như cách dẫn dắt chương trình trong sự kiện của bạn.
10. Lên kịch bản để khách mời tương tác, hòa nhập với chương trình
Để một sự kiện thành công tốt đẹp, bạn cần phải hiểu cách khiến khách mời tương tác với ban tổ chức. Không chỉ riêng việc trả lời các câu hỏi mà ban tổ chức cần phải tạo không khí thoải mái, thậm chí là tổ chức các hoạt động để khiến họ cởi mở, vui vẻ hơn.Một vài cách khiến khách mời tương tác trong sự kiện có thể kể đến như:
Thông báo với khách mời để cùng nhau chụp những bức ảnh tập thể thú vị.
- Tạo ra các trò chơi, minigame trong chương trình
- Thách đố họ bằng cách thử thách
- Điều phối họ tập thể dục, vận động nhẹ nhàng giữa giờ
- Mời các đại sứ đến để kích thích sự tương tác
- Tổ chức hoạt động tặng quà may mắn, bốc thăm trúng thưởng,...
11. Chuẩn bị các tiết mục cho sự kiện
Đối với các sự kiện mang tính chất giải trí thì các tiết mục, chương trình là một trong những yếu tố không thể thiếu. Tuy nhiên, với các buổi hội nghị, hội thảo, hầu hết các đều diễn ra trong thời gian rất dài. Đó là lý do ngoài việc tương tác, bạn cần phải tạo không khí thú vị, mới mẻ để khiến khách mời thư giãn hơn. Hãy sắp xếp một vài sự kiện để khiến buổi tiệc thêm trọn vẹn hơn.Một số tiết mục phổ biến thường thấy trong các sự kiện như:
- Chương trình văn nghệ: ca hát, nhảy múa, flashmode,..
- Những tiểu phẩm hài
- Đóng kịch hóa trang
- Tiết mục ảo thuật
- Các tiết mục bộ lộ tài năng của người tham dự,...
12. Đãi tiệc khách mời hoặc sắp xếp tiệc giữa giờ
Con đường ăn uống luôn khiến người ta cảm thấy vui vẻ, thoải mái hơn. Đặc biệt là trong những sự kiện trọng đại. Khi đó, bạn cần tinh tế chú ý đến khẩu vị của đại đa số các khách mời là gì, từ đó lựa chọn thực đơn phù hợp với họ. Ngoài ra, bạn cũng có thể đặt dự phòng từ một đến hai bàn tiệc chay, bởi xu hướng ăn chay và ăn healthy đang ngày càng phát triển. Một vài nét tinh tế như vậy sẽ giúp bạn dễ dàng ghi điểm với khách mời.Với những thông tin mà chúng tôi chia sẻ nếu bạn vẫn còn băn khoăn về sự kiện sắp tới của mình thì có liên hệ trực tiếp với chúng tôi, COI event 0938.262.812 - 0907.705.612 để được tư vấn thêm. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng là một trong những công ty có kinh nghiệm trong tổ chức hội nghị hội thảo, tổ chức lễ khánh thành, tổ chức lễ khởi công, tổ chức lễ động thổ......
Email : info@congmuaban.vn